KTH (Kungliga Tekniska Högskolan) rankas gång på gång som ett av världens främsta tekniska universitet. I lokalerna på Brinellvägen i Stockholm sitter Maria Salling, Katarina Bröms, Helena Lundquist och Margita Nilsson, som arbetar med rekrytering av både lärare och teknisk administrativ personal.

En förutsättning för att Sverige ska vara en framstående kunskaps- och forskningsnation är en väl fungerande och hållbar kompetensförsörjning. Därför har regeringen krav på att alla lärosäten i Sverige ska arbeta för ökad jämställdhet samt hållbar utveckling.

”Många universitet har fler män än kvinnor i den akademiska toppen. Vi driver ett medvetet arbete för att förändra detta och vid rekryteringar av exempelvis professorer och lektorer arbetar vi på att hitta potentiella kvinnliga sökande. Har vi få kvinnliga sökande till en anställning så har vi möjlighet att förlänga annonsen”, berättar Katarina Bröms, vid Läraranställningar på KTH:s HR-avdelning.

”Vi gör ett gediget inventeringsarbete för att hitta rätt kompetens för en anställning”, tillägger Helena.

Just jämställdhetsarbetet är ofta är ett komplext arbete med många viktiga steg som måste uppfyllas.

”Vi har ett regeringskrav på oss att öka jämställdheten, och jobbar med olika åtgärder för att möta detta”, berättar Helena Lundquist HR-handläggare på en av KTH:s fem skolor.

”Vi har också sedan ett par år tillbaka en nyinrättad funktion i form av ett Equality Office som till 100% arbetar med jämställdhet, mångfald och likabehandling på KTH” , tillägger Katarina Bröms.

Då KTH arbetar internationellt och är ett eftertraktat universitet är det många kandidater som ansöker från andra länder, och KTH har därför en speciell avdelning som jobbar med att få både sökande och anställda samt deras eventuellt medföljande partner och familj att känna sig hemma och välkomna i Sverige.

”Vår Relocation-avdelning får alla sökande besöka, där får de information om vad som gäller inför en eventuell flytt till Sverige, hur man hittar bostad, skolor till barnen och mycket annat. Det brukar vara mycket uppskattat. Relocation ordnar med kurser i svenska, men också aktiviteter såsom simning, skridskoåkning, informationsträffar om Sverige och kvällsaktiviteter”, berättar Katarina.

Vikten av systemstöd
Ett bra systemstöd är viktigt för att förenkla rekryteringsprocessen för samtliga inblandade. Sedan 2014 använder KTH Varbi rekryteringsverktyg för att hantera samtliga av universitetets rekryteringar.

”Vi är väldigt nöjda över att vi kunnat digitalisera rekryteringsprocesserna. Vi har jobbat mycket den senaste tiden med att se över KTH:s arbetsgivarvarumärke, och just kandidatupplevelsen är ett av mina hjärtebarn. Där är vi på rätt väg men har fortfarande en resa framför oss, det ska kännas bra för kandidaterna oavsett vilken roll de söker”, berättar Maria Salling, Funktionsansvarig rekrytering och employer branding.

Katarina håller med.

”Alla som kommer hit är på något sätt en kund och marknadsförare för oss utåt, det är viktigt att de har fått förståelse för och rätt bild av KTH.”

”På tal om vikten av systemstöd och hur det har ändrat vår hantering; tidigare fick de sökande skicka in tre exemplar av varje ansökan och publikationer, det blev en otrolig mängd papper. Detta fick sedan en registrator stå och skanna in i vårt diarium. Sedan skulle sakkunniga och nämnder ta del av alla dokument, vilket naturligtvis blev väldigt mycket pappershantering. Det blir inte lika rättssäkert”, fortsätter Katarina.

”KTH utser sakkunniga från olika delar av världen och de som bistår med sin expertis vid exempelvis rekrytering av lektor och professor. Det tillför mycket i vår process. I det sammanhanget underlättar Varbi då det är enkelt för oss att ge sakkunniga tillgång till underlag för bedömning. Sakkunniga som KTH utser deltar även i KTH:s rekryteringsnämnder och träffar kandidater på intervjun och där skiljer vi oss från många andra svenska lärosäten” tillägger Katarina.

Kompetensbaserad rekrytering och lika behandling
En viktig grundsten i rekryteringsarbetet är att arbeta kompetensbaserat.

”Vi har haft en specialsatsning i cirka 1,5 år där vi arbetat med Varbis modul inom kompetensbaserad rekrytering (KBR-modulen), som bygger på doktor Malin Lindelöws forskning inom området, för bland annat doktorandanställningar. Vi utbildar såväl HR som rekryterande chefer inom administrationen samt medlemmarna i kommittéerna för läraranställningar i strukturerad intervjuteknik och grunderna i kompetensbaserad rekrytering.  Det är bra och väldigt roligt för det stärker vår process ytterligare. Kopplar man på kompetensbaserad rekrytering och modulen i Varbi blir våra rekryteringsprocesser mer strukturerade, inkluderande och alla får en så lika behandling som möjligt. Det är viktigt för oss att arbeta aktivt med jämställdhet, mångfald, inkludering och lika behandling”, berättar Maria.

KTH består av fem olika skolor som historiskt har arbetat på lite olika sätt när det kommer till rekryteringsprocessens olika delar.

”Vi har startat ett internt nätverk inom rekrytering för att tillsammans skapa en tydlig gemensam rekryteringsprocess samt för att fånga upp best practice och dela erfarenheter med varandra, säger Margita Nilsson, handläggare på rekryteringsfunktionen.