Karlstads kommun är med sitt fina läge intill Vänern och snart 100 000 invånare en populär stad, både för studenter och arbetstagare. Kommunen har drygt 7000 anställda, vilket gör dem till en av Värmlands största arbetsgivare. På den centrala HR-avdelningen jobbar Cecilia Andersson och Inga Lena Sjöbom, båda rekryteringskonsulter, med att fortsätta stärka det redan starka arbetsgivarvarumärket, att sätta tydliga processer och att förmedla den satta värdegrunden.
– Vi är en tillväxtkommun och en motor i länet där vi agerar, det skapar stolthet och delaktighet, berättar Cecilia.
Karlstads kommun är kommunen med solen, och detta är något medarbetarna i Karlstads kommun bär med sig varje dag.
– Vi är väldigt stolta över vårt arbetsgivarvarumärke som vi jobbat stenhårt med under lång tid. Släpp ner oss var som helst i Sverige och folk vet att solen hör till Karlstad. Vi bär vår sol med stolthet, berättar Inga Lena.
Och en nyckelfaktor i arbetet handlar om att bidra till att rekrytera rätt kompetens.
– Vi har en stark värdegrund, alla medarbetare ska veta att vi som arbetar inom Karlstads kommun har Karlstadbon i fokus. Den koncerngemensamma rekryteringsprocessen ska hålla en hög kvalité och i slutändan gynna Karlstadborna. Det gör vårt jobb lättare att alltid ha den riktningen. Vi vill ha en kvalitetssäkrad process, i alla led, berättar Cecilia.
Inga Lena instämmer.
– Värdegrunden sitter verkligen, och det är vi stolta över. Väck vilken kollega som helst på natten och ställ frågan om deras uppdrag, så svarar de att de är till för Karlstadborna. Vi ska ge mervärde till dem. Det ingår i vårt arbetsgivarvarumärke.
Sedan en tid tillbaka har de valt att slopa traditionellt CV i sina rekryteringsprocesser, en fråga som varit viktig för dem båda att få igenom.
– Efter ett urval ska vi kunna se att alla blivit bedömda på rätt grunder. Kandidaterna får lägga lite mer tid initialt, men det gynnar dem över tid. Det blir bättre för dem i slutändan. Vi kan sortera lättare och snabbt urskilja vilka kompetenser en kandidat har. Många har kreativa CV:n, vilket är fint, men då är det svårare att göra en kvalitetssäkring. Vissa av våra förvaltningar får in otroligt mycket ansökningar, och då behöver man snabbt få en översikt över kvalifikationerna, det ska ju bli rättvist, vi strävar efter att alla kandidater ska ha samma förutsättningar när de skickar in sin ansökan till oss och bli bedömda utifrån samma struktur, berättar Cecilia.
– Eftersom att vi verkar inom offentlig sektor måste vi vara transparenta. Vi måste kunna redovisa att vi har valt rätt kandidat, så med hjälp av detta och kompetensbaserad rekrytering kvalitetssäkrar vi processen för alla inblandade, och det känner vi oss väldigt trygga i, fortsätter Inga Lena.
Sen 2020 använder de Varbi för att hantera sina rekryteringar, och implementeringen gick både smidigt och strukturerat.
– Det som blev avgörande för oss i vår upphandling var att vi ville ha ett modernt och användarvänligt rekryteringsverktyg, både för sökande och rekryterare. Det ska vara enkelt att göra rätt samt ge förutsättningar att hantera våra kandidater rättvist, kvalitetssäkrat samt även vara enkelt att hantera och navigera i även för sällananvändarna. Vi ville ha ett verktyg som står för många moderna funktioner och som har viktiga funktioner inhouse, berättar Cecilia.
Inga Lena håller med.
– Vi behövde något som var byggt utifrån en digital tanke redan från början.
Under implementeringen valde de att börja med att sätta upp skalet centralt med en övergripande organisationsstruktur.
– Implementeringen gick väldigt bra. Vi hade gjort ett bra förarbete internt och hade ett bra samarbete med Varbi, vi gjorde en bra uppställning där vi tog in IT-avdelningen tidigt. Det ser vi som en stor framgång. Vi la mycket tid på förarbetet innan vi stegvis kopplade på de andra funktionerna och övriga verksamheter hos oss. Det var viktigt för oss att förbereda systemet ordentligt innan övriga användare fick tillträde, detta för att ge så goda förutsättningar som möjligt, berättar Cecilia.
Inga Lena instämmer.
– Vi gjorde det i projektform med tidplan och en tydlig struktur över hur, när och varför. Och det strategiska tänket var med från början. Vi satte upp grunden och sedan fick varje förvaltning sätta sina egna understrukturer, vi har fantastiska HR-funktioner ute på förvaltningarna och i de kommunala bolagen. De jobbar på olika sätt, och därför känns det bra att de fick sätta sina egna undernivåer för att det ska passa dem så bra som möjligt.
I och med bytet har de även kunnat koncentrera sig på de strategiska bitarna i större utsträckning än tidigare då de kunnat släppa att vara intern support.
– Det är smidigt att kunna skicka all support till Varbi, det är väldigt bra att känna att de kan få hjälp och inte är beroende av oss för tekniska frågor. Allt har flutit på bra, många kände att systemet var väldigt tillgängligt. Det har tagits emot med stående ovationer vi tror att det kan hänga ihop med att systemet upplevs som lättnavigerat, berättar Cecilia.
Inga Lena håller med.
– Eftersom att verktyget är så spänstigt med många möjligheter så blir det orimligt att vi ska vara inne och supporta, vi jobbar med de mer strategiska riktlinjerna. Alla jobbar med sina olika strukturer, och då är det skönt att vi kan skicka vidare till supporten i världsklass på Varbi.
Fokus framöver blir att utveckla arbetet med urvalsfrågor och att i ännu större utsträckning kunna ta vara på de som inte fick just tjänsten de sökte, men som kan vara aktuella att spara i kontaktnätverk inför framtiden. Och alla som arbetar i kommunen är ambassadörer för sin arbetsplats, vilket genomsyrar hela det nuvarande arbetet men också det framtida.
– För oss är det viktigt att det inte bara är ett sminkat skyltfönster, den röda tråden i vårt varumärke ska finnas med hela vägen, från ansökan till att vi bjuder in till intervjun. Vi behöver hålla i vad vi förmedlar, och vi alla är ambassadörer, avslutar Cecilia.
Vill du veta mer om Karlstads kommuns rekryteringsarbete och process utan traditionellt CV? Den 6 maj har vi ett öppet webinar där de berättar mer!