Vi fortsätter att sammanfatta det webinar vi hade med Stockholms stad förra året! I detta inlägg går vi igenom varför valet föll på Varbi när det begav sig.
Varför valde ni Varbi?
– Våra processer är designade för att ha rätt människor på rätt plats. Därför gillar vi inte att sätta ett mål för antal personer att rekrytera. Kvantitet är inte lika viktigt som kvalitet. När rätt människa finns på rätt plats kan man fortsätta utveckla och förbättra verksamheten. Det är även viktigt att att vi ökar antalet medarbetare som väljer att stanna kvar. Målet är att ha en stabil nivå av rekryteringar och att vi ser till att personer med efterfrågade kompetenser väljer att stanna i organisationen. Därför är det återigen så viktigt att ha rätt person på rätt plats.
När vi började arbeta med Varbi var det inledande steget att HR skulle stötta rekryterande chefer och rekryterare genom rekryteringsprocessen genom att jobba i systemet. De kunde ställa frågor, diskutera processer etc. På detta sätt kunde vi ha ett pågående informationsflöde gällande alla frågor och funderingar. Sedan dess har det varit en stark fördel för oss att vi har ett internt rekryteringsnätverk där vi kan analysera och tackla problem i ett tidigt skede. Vi har alltid kunnat lösa många problem inom organisationen gällande processer och/eller system och i slutändan blev det inte många supportfrågor externt. Vi hoppas att engagemanget från HR-teamen i avdelningarna kan öka ännu mer.
Öka ännu mer?
– Ja, det kan vara svårt ibland att sätta en gemensam riktning mot ett gemensamt mål när vi har en organisation av vår storlek. Vi har omkring 2000 användare i systemet.
Det vi vill att HR ska göra är att gå igenom processerna och visa systemet, fördelarna med det och hur man kan använda det “rätt” från start. På detta sätt sparar man mycket tid, och när man till exempel lägger ut ett projekt, så har man redan rätt mallar och profilbeskrivningar redo. Det som hjälpt oss mycket över tid är att systemet är självinstruerande. Du kan jobba intuitivt i det och det och det är av vikt för en stor organisation som Stockholms stad. Annars hade det inte fungerat. Det måste vara användarvänligt, för annars kommer det ta mycket tid och resurser, både från kunden och leverantören.
Det är en klok insikt, vilket även leder vidare till nästa fråga. Vad tycker ni som representerar en HR-avdelning att ett rekryteringssystem bör ha för att passa er organisation?
– Det som är riktigt viktigt för oss är att vi kan koppla systemet till våra rekryteringsprocesser. Faktumet att det är så skräddarsytt och nära vårt sätt att arbeta hjälper oss att spara tid gällande tänkande och struktur.
Vi har också möjlighet att kommunicera internt via systemet, till exempel om vi bedömer en kandidat i ett projekt som många människor jobbar i. Vi behöver inte undra vad som har hänt eller blivit gjort, det är lättöverskådligt. Speciellt när vi har många ansökningar, det är bra att se vad som redan blivit hanterat.
Användarvänlighet är viktigt. En stor organisation som oss har högre personalomsättning och är dynamisk när det gäller den interna verksamheten. Vi har ofta nya rutiner, nya roller som öppnas upp etc. Därför är det naturligt att ett system behöver vara enkelt att använda. När nya personer börjar eller när vi skapar en ny roll, är det riktigt viktigt att personerna snabbt blir uppdaterade och kan börja jobba i systemet enligt processen utan att behöva för mycket utbildning.
Slutligen är det viktigt för Stockholms stad att vi har centraliserat processer som alla avdelningar kan arbeta med i ett system. Ett system som stimulerar att arbeta med gemensamma mål, strukturer etc. hjälper på lång sikt också att förbättra vårt arbetsgivarvarumärke, hur vi arbetar med rekrytering och hur vi representerar oss själva.