Att ha en strukturerad och tidseffektiv rekryteringsprocess är viktigt då man som Kungälvs kommuns rekryteringsenhet utlyser flera hundra lediga tjänster om året. Vi har pratat med Mirja de Bruin och Karin Blomster som arbetar som rekryterare på Kungälvs kommun om hur digital referenstagning underlättar i rekryteringsprocessen och sparar både tid och minskar frustration.

Karin Blomster har arbetat i 19 år med olika roller inom Kungälvs kommun, bland annat som schemaläggare och verksamhetsplanerare. Mirja de Bruin har tidigare arbetat på ett privat företag som områdesansvarig för rekrytering av personal inom lokalvården. Sedan cirka ett år tillbaka arbetar de tillsammans i det rekryteringsprojekt som tillsattes då kommunen såg ett behov av att centralisera rekryteringen för vissa av kommunens verksamheter.

– Idag består rekryteringsenheten av sex personer och vi hanterar mellan 500 – 800 olika rekryteringar om året. Att ha en effektiv och strukturerad rekryteringsprocess som också är tydlig och lättorienterad är viktigt, dels för att hinna med allt annat som ska göras, dels för att de som söker en tjänst ska få en bra kandidatupplevelse, berättar Mirja.

Sedan ett år tillbaka använder Kungälvs kommun Varbi rekryteringssystem för alla sina rekryteringar. Karin berättar att i Varbi kan hon dela med sig av information till de personer hon vill i organisationen, till exempel rekryterande chefer, vilket förenklar och skyndar på i många rekryteringsprocesser.

– Vi har en gedigen process för vår rekrytering men den är under ständig förändring och vi arbetar tillsammans för att göra den så effektiv och bra som möjligt, säger Karin. Att man i Varbis rekryteringssystem kan sortera och gradera på ett överskådligt sätt underlättar helt klart i processen.

Referenstagning – från frustrationsmoment till framgångsfaktor

Mirja berättar att när de gör en rekrytering vill de ha minst två referenser, gärna två tidigare chefer. När Mirja började sin anställning på Kungälvs kommun, satt hon, Karin och de andra rekryterarna och ringde runt till varje referens. Det kunde bli många och långa samtal.

– Det som är mest frustrerande när man ska ringa en referensperson är att de kanske inte ens svarar. Det gör att det kan ta lång tid innan man får tag i en person, berättar Mirja. Och när man till slut får tag i personen kanske hen ändå inte har tid att svara på våra frågor.

Precis innan sommaren 2022 skaffade Kungälvs kommun Refensa. Refensa är ett digitalt verktyg som standardiserar referenstagning, där kandidaten initierar processen och referenspersonen kan ge sin referens när hen har tid och möjlighet.

– Digital referenstagning med Refensa har sparat otroligt mycket tid för oss, säger Karin. I år har vi redan hunnit med 1288 referenser! Det är också tidseffektivt att det synkar med Varbis rekryteringssystem och eftersom allt är helt enligt GDPR så känns det dessutom tryggt för oss.

Karin och Mirja berättar att de har skapat frågemallar i Refensa så att alla referenspersoner svarar på samma frågor. Det gör att de sedan enkelt kan jämföra svaren och se om referenserna har liknande uppfattning om kandidaten.

– Sedan vi började använda Refensa har vi fått högre kvalitet och ökad säkerhet på vår referenstagning. Dessutom får vi tid över till våra andra arbetsuppgifter och vi slipper frustrationen med att försöka få tag i referenspersonerna eftersom de istället kan svara i Refensa när de vill, säger Mirja.

Kungälvs kommun, framtid och utmaningar

Även i Kungälvs kommun har man sett att kompetensförsörjning har blivit en utmaning. Därför är det extra viktigt att utforma bra platsannonser med relevanta urvalsfrågor i Varbis rekryteringssystem och att synliggöra kommunen som arbetsgivare.

– Vi märker av kompetensbrist i form av att vi inte har tillräckligt med kvalificerade sökande till många utlysta tjänster, berättar Mirja. Vi jobbar med detta, bland annat genom att synas på sociala medier, arrangera rekryteringsträffar, stå på mässor och besöka skolor för att visa att vi finns och öka medvetandet om kommunens verksamhet.

Mirja, Karin och deras kollegor ser också att kommunen har samma utmaning som många andra arbetsgivare, att behålla redan anställda medarbetare. Därför jobbar kommunen också på att ta vara på den kompentens och arbetskraft som redan finns på arbetsplatsen och kompetensutveckla personal som inte har rätt utbildning.

– Det är också därför vi är väldigt måna om att varje kandidat som söker till oss får snabb återkoppling och en bra kandidatupplevelse, säger Karin. Dels för att kandidaterna ska känna att de vill söka andra tjänster på kommunen i framtiden, dels för att Kungälvs kommun ska ge ett bra intryck som arbetsgivare.

I Kungälvs kommun bor cirka 48 000 personer och kommunen innefattar även bland annat orterna Kode, Ytterby och Marstrand. Karin berättar att det bästa med att arbeta på Kungälvs kommun är att kommunen är en levande organisation som hela tiden utvecklas.

– Det är också bra att alla professioner finns samlade under ett tak, nämligen stadshustaket, vilket underlättar när man vill ha korta kontaktvägar och snabba svar. Dessutom har jag en sensationellt bra chef på alla sätt, säger Karin.

Mirja instämmer och berättar också att kommunen tillämpar otroligt fritt och flexibelt arbete och man ges möjlighet att styra sina dagar och tider själv.

– Men jag håller med Karin, så på delad förstaplats kommer också en helt fantastisk chef och så mina underbara kollegor förstås, avslutar Mirja.

Statistik:

• Tid som kund: cirka 8 månader (april 2022)
• Inbjudna kandidater / 8 månader: 755
• Referenstagningar / 8 månader: 973 ( (1,3 referens/kandidat)
• Sparade timmar under 8 månader: 973 (0,5 heltidstjänst)
• Verifierade referenser: 40% (91% via BankID)
• Hitrate begärda/genomförda referenser: 93%
• Genomsnitt tid/process: 45 timmar (1,85 dygn)
• Referenser som svarar utanför kontorstid: 50%
• Totalt sparad tid sedan start: 973 timmar / 24 arbetsveckor