Zweden bestaat uit 21 provincies; van Skåne in het zuidelijkste puntje tot Norrbotten, zo’n 1500 km noordelijker. De provincie Halland ligt vlak onder Gotenburg, in het zuidwesten en telt ongeveer 330.000 inwoners. In Mei 2019 begon de provincie met het gebruik van Varbi’s recruitmentsysteem. Een flink project, want het reeds uitgebreide wervingsproces van deze grote regio moest overgezet worden naar een nieuw systeem.

Introductie

Varbi werd aangeschaft om de werving voor de gehele provincie te hanteren. Deze bestaat vandaag de dag uit zo’n 7900 medewerkers binnen 370 verschillende werkvelden.

“De goede begeleidende gesprekken met Varbi zijn een van de succesfactoren geweest. Alles verliep zo soepel”,vertelt Åsa Daugaard, HR-specialist bij de Provincie Halland.

De provincie had reeds een projectleider in dienst, een soort consult die hielp bij dergelijke projecten. Samen met de projectleider bij Varbi hebben zij de overgang naar het nieuwe systeem in gang gezet en dit heeft ontzettend geholpen, vertelt Helena Eberhardsson-Nagy, HR-specialist bij de provincie.

“Varbi is zeer behulpzaam geweest en heeft het systeem op maat aangepast naar onze wensen. Gezien zij hun systeem al aan meerdere grotere organisaties leveren, konden wij gemakkelijk gebruik maken van het implementatiemodel en deze verder aanpassen naar eigen wens”, zegt Åsa. “Varbi is zelfs gekoppeld aan ons HR-systeem waardoor alle contactgegevens continu up-to-date zijn.”

Makkelijk om in te werken

“Alles werkt zo fantastisch en ik ben blij dat wij voor Varbi gekozen hebben. Het systeem werkt erg soepel en het bespaart ons heel veel tijd en moeite”, – Helena Eberhardsson-Nagy, HR-specialist bij de provincie Halland

De provincie Halland ging in vrij korte tijd over van een systeem naar een compleet ander systeem. De hele organisatie tegelijkertijd. Helena geeft aan dat er voorafgaand aan het implementatietraject verschillende trainingen en educatieve sessies plaatsvonden. “Deze trainingen waren voor iedereen toegankelijk maar slechts een klein aantal nam deel. “Wij informeerden zelf de verschillende HR-afdelingen zodat zij leidinggevenden up-to-date konden brengen. Gelukkig is Varbi gemakkelijk om mee te werken en kun je ook zonder al te veel training gevolgd te hebben aan de slag met het systeem. Dit is voor leidinggevenden ook erg voordelig.”

Een recruitmentsysteem voor managers en leidinggevenden

Per Karlsson is manager bij de afdeling Accounting van de provincie en werkt in Varbi. “Ik gebruik voornamelijk de optie om statussen te bekijken en krijg zo een duidelijk beeld van wat er speelt. Ik kan daar ook feedback op geven en zodra ik dat gedaan heb, verloopt alles eigenlijk heel soepel.”

Er zijn ongeveer 300 managers die af en toe werven, de een vaker dan de ander. Binnen een wervingsproces moeten diverse stappen gevolgd worden en de meeste managers doen dit niet heel regelmatig. Een systeem dient dan ook gemakkelijk en ´zelflerend´ te zijn en Varbi is dat zeer zeker, vindt Per.

In Zweden vormen eveneens ziekenhuizen en gezondheidsorganisaties onderdeel van de bedrijfsvoering. Zij hebben grote projecten waarbij diverse interview rondes horen. Vanuit Varbi zijn deze gemakkelijk in te plannen en dit is zeer van hulp geweest. “Wat daarbij uitermate fijn en belangrijk is dat kandidaten gesorteerd worden op status”, zegt Helena. “Dit werkt erg efficiënt voor ons.”

De overstap naar Varbi is goed verlopen en de feedback van onze systeemgebruikers is positief. Wij wilden de overstap naar dit systeem om het zo ook voor managers en leidinggevenden gemakkelijk te maken het recruitmentsysteem te gebruiken. Dat is achteraf gezien goed gelukt. Per bevestigt dit: “Een recruitmentsysteem moet passend zijn zodat je intuïtief te werk kunnen gaan”
“En goede service en ondersteuning is ook erg belangrijk!” voegt Åsa daaraantoe.  

Het belang van duidelijke processen en goede IT-ondersteuning

De provincie Halland is trots op het uitgebreide en gedetailleerde wervingsproces. Per is van mening dat dit één van de belangrijkste factoren is om succesvol te zijn in je werving. Daarnaast is bij dergelijke processen een goede IT-ondersteuning onbreekbaar. “Met Varbi werkt dit nu echt heel goed”, besluit hij. Helena beaamt dit: “Voorheen liep ons werving proces een stuk voor op de IT, maar nu gaan deze hand in hand,” beaamt Helena.

De HR-afdeling is verantwoordelijk voor het plaatsen van alle vacatures aan de hand van de profieleisen die het management aan hun voorlegt. Zij zorgen voor een rode draad in het proces en eveneens een sterke employer branding. “We werken samen met de afdeling communicatie en gebruiken bijvoorbeeld afbeeldingen in onze vacatures om het gevoel te versterken en de vacature aantrekkelijker te maken,” bevestigt Helena.

Zodra de sollicitaties ontvangen zijn, worden deze beoordeeld door een leidinggevende en hij of zij stuurt dan ook een eventuele interviewuitnodiging of afwijzing. Per legt de nadruk op het feit dat gebruikersvriendelijkheid daarbij een belangrijke rol speelt. “Een systeem moet ondersteuning bieden en niet tegen je werken. Dit geldt zowel voor ons als provincie maar ook voor sollicitanten” Helena voegt daaraantoe dat je alles gemakkelijk te zien krijgt op één pagina en niet alles apart hoeft te openen en downloaden. “Erg fijn”.

Tijdbesparend

Voor Helena was het niet de eerste keer dat zij met Varbi werkte. “Ik gebruikte Varbi toen ik werkzaam was voor de gemeente Kungsbacka en wist dat veel managers daar het erg fijn vonden met het systeem te werken. Nu, bij de provincie Halland geldt dat eveneens zo.

We zijn erg blij dat alles zo goed verlopen is, zowel de introductie als het in gang zetten van het hele proces. “Varbi bespaart ons erg veel tijd en moeite”, besluit Helena.