I
maj 2019 började Region Halland använda Varbi rekryteringsverktyg. En
redan väldefinierad rekryteringsprocess och en stor organisation skulle
slussas över till ett nytt verktyg.
“Den bra dialogen har varit en framgångsfaktor. Allt har gått så
smidigt” berättar Åsa Daugaard, HR-specialist på Region Halland.
I
början av maj gick Region Halland över till Varbi för att hantera
rekryteringarna för hela verksamheten, som i dagsläget består av cirka
7900 medarbetare som arbetar inom 370 olika yrken.
”En sak som underlättat väldigt mycket är att vi haft en dedikerad
projektledare hos oss, en konsult som hjälpt Region Halland länge. Det,
tillsammans med vår projektledare hos Varbi som varit väldigt
tillmötesgående, har underlättat mycket” berättar Helena
Eberhardsson-Nagy, HR-specialist.
”Varbi har varit väldigt tillmötesgående gentemot våra krav och
kunnat anpassa mycket som vi ville ha det. Eftersom de redan
implementerat systemet hos många andra stora organisationer kunde vi
hoppa på deras implementeringsmodell och anpassa efter våra behov”
berättar Åsa.
De har även kopplat ihop sitt personalsystem Personec med
rekryteringsverktyget för att alla kontaktuppgifter hela tiden ska vara
uppdaterade.
”Det fungerar kanon, jag är jätteglad att vi fick till den lösningen.
Det fungerar enormt smidigt och sparar oss väldigt mycket jobb och tid,
våra användare och vårt organisationsträd är uppdaterade hela tiden”
berättar Helena.
Införandet
”Vi gick ju från ett system till ett annat med en gång, hela
organisationen samtidigt. Innan hade vi en del utbildningstillfällen som
var öppna för alla att komma på om de ville där vi visade de
grundläggande delarna. Det var inte jättemånga som kom, men alla hade
möjligheten. Vi informerade även våra HR-kollegor så att alla chefer
skulle kunna veta om vad som händer” fortsätter hon.
Och de betonar att de, trots att cheferna inte utbildat sig så mycket i verktyget, ändå har haft lätt att förstå systemet.
Per Karlsson, redovisningschef på Region Halland, är en av alla
chefer som hittills hunnit använda rekryteringsverktyget för sina
rekryteringar.
”Jag använder framförallt statusar och får en överskådlig bild och
kan skicka ut standardiserade återkopplingar. När man väl har gjort det
är det ruskigt smidigt”.
Chefsstöd
De har cirka 300 chefer som stundtals rekryterar, vissa mer eller mindre ofta.
”Det är många steg som ska genomföras i en rekrytering och många
chefer genomför inte så många rekryteringar per år, då behöver ju
IT-systemet vara självinstruerande. Det tycker jag absolut att Varbi är
till skillnad från hur vi hade det tidigare” fortsätter Per Karlsson.
För användare ute på sjukhusen som har många och stora rekryteringar
ute samtidigt har intervjubokningen varit en bra hjälp. Men en funktion
som framförallt underlättat är att kandidater sorteras efter status
tycker Helena.
”Bara en sån enkel sak att de man tycker är aktuella hamnar högst upp är fantastiskt”.
Gällande hur användarna har mottagit bytet tycker de att det har fungerat väldigt bra.
”Det har varit positivt. Vi bytte för att det ska vara lätt för
cheferna att använda systemet, och det är det vi har fått höra i
efterhand också”, berättar Åsa.
Per instämmer:
”Det ska vara intuitivt att jobba i systemet, det är det”.
”Och väldigt bra support!” tycker Åsa.
Rekryteringsprocessen
Något de är extra stolta över gällande sitt rekryteringsarbete är att de har en väldigt väldefinierad rekryteringsprocess.
”Det tror jag är en framgångsfaktor för att lyckas med rekryteringar,
att ha en väldefinierad rekryteringsprocess. Sen måste ju
rekryteringsprocessen gå hand i hand med ett bra IT-stöd, och det tycker
jag verkligen att den gör nu med Varbi” berättar Per.
”Ja, innan låg vår rekryteringsprocess långt före IT-stödet. Nu går de hand i hand” inflikar Helena.
HR-avdelningen ansvarar för att lägga ut alla annonser med hjälp av
en kravprofil de fått från chefen sedan innan. På så sätt säkrar de att
allt följer en tydlig röd tråd och att deras arbetsgivarvarumärke ut mot
kandidaterna är enhetligt.
”Vi samarbetar med kommunikationsavdelningen och använder bilder i våra annonser, det gör mycket för känslan”.
”Det blir en kvalitetssäkring, användarna är väldigt viktiga och det ska vara tydligt och bra gentemot dem” tycker Per.
När ansökningarna sedan kommit in är det chefen som går igenom sina
kandidater och sållar ut, bjuder in på intervju och skickar avslag.
”Användarupplevelsen är mycket. Det är viktigt att det fungerar som
ett stöd och inte som ett hinder varken för mig som chef eller för
kandidaten”.
”Och det är bra att man får allt på en sida så att det blir
överskådligt, man behöver inte klicka upp filer eller ladda ner dem”
tycker Helena.
Tidssparande
Systemet var dock inte nytt för alla användare – Helena har använt systemet tidigare.
”Jag har använt systemet tidigare i Kungsbacka kommun och visste att
det var ett bra system som cheferna gillade. Vi är väldigt glada att
allt fallit så väl ut även här i Region Halland, både med införandet och
hela processen”.
De har också haft nytta av att de nu slipper många frågor om lösenord
och övriga tekniska detaljer. De använder en SSO-lösning och får hjälp
med support både för de rekryterande cheferna och kandidaterna.
”Det sparar oss mycket tid” avslutar Helena.
Tack Region Halland för att vi fick intervjua er om införandet av Varbi!