Förra året hade vi ett webinar för nederländska kommuner där vi tillsammans med Centric och Christie Jansson på Stockholms stad pratade om hur Stockholms stad har jobbat med utvecklingen av sin rekryteringsprocess samt införandet av Varbi för några år sedan. Vi kommer nu att sammanfatta webinaret i flera delar även på svenska! Del 1 handlar om implementeringen.
Det måste vara ett stort steg för en så stor organisation som Stockholms stad att byta rekryteringssystem. Hur såg processen ut och på vilket sätt var HR involverade?
Vi analyserade behoven i organisationen, samlade ihop kraven gällande både funktionalitet och icke-funktionalitet. Vi hade också ett externt företag som hjälpte oss med detta. De olika avdelningarna och deras lokala HR-team var involverade under denna fas också, speciellt de som arbetade mer aktivt med rekrytering. Slutligen hade vi ett team på sex personer från olika avdelningar hos Stockholms stad som representerade behoven och kraven som vi hade för ett passande system. De hade stor erfarenhet av både rekryteringsprocesser och visste också mycket om de nuvarande processerna.
Behoven och kraven var annorlunda inom de olika förvaltningarna då de rekryterade på olika sätt. På utbildningsförvaltningen till exempel, som är en av våra större förvaltningar (15 000 anställda), har HR en mindre roll i rekryteringarna. Detta gäller även de olika stadsdelarna. Ofta kan det vara cheferna som är mest involverade i rekryteringarna. Så, det är många behov och krav samtidigt som det finns olika sätt att arbeta på. Tanken var att systemet skulle täcka alla behov och krav. Framförallt är det många som sällan jobbar i systemet och därför var ett användarvänligt system enormt viktigt.
Det måste ha varit en utmaning. Hur såg tidslinjen ut i början? Från första steget till den faktiska implementationen av systemet?
Förstudien påbörjades i januari 2015, och det projektet var färdigt i juni samma år. Det gick relativt snabbt om man tänker på storleken på organisationen. Referensgruppen träffades ofta. Vid sidan av det gjorde vi många marknadsanalyser. Tidsplanen var satt utifrån lagarna kring offentlig upphandling. Lagen styr hur vi lägger ut upphandlingsunderlaget samt vilken tidsomfattning vi har att jobba inom. Så fort förberedelserna var gjorda började vi arbeta med upphandlingsprocessen. En nybildad arbetsgrupp deltog och en person från vår enhet var med i den gruppen. Sedan bildades olika grupper som var involverade i upphandlingen inom sina ansvarsområden. Några fokuserade till exempel på systemfunktioner, medan andra tittade på rekryteringsprocesser.
Vi publicerade upphandlingsunderlaget i slutet av november 2015. Vi fick fem anbud, och tre av dessa accepterade vi. De andra två levde inte upp till våra krav. Varbi vann processen och uppfyllde många, faktiskt nästan alla, önskemål och krav. De hade också ett marknadsmässigt pris. Sen signerade vi till slut kontraktet i mars 2016.
Det gick ju ganska fort, med tanke på storleken av er organisation! Vilken var er personliga upplevelse av att implementera systemet?
Vi var involverade från start. En av min kollegas uppgifter var att sätta upp och implementera systemet och i oktober 2016 gick vi live med Varbi. Vi körde aldrig ett pilottest efter att vi valt Varbi, utan istället bestämde vi oss för att rulla ut systemet till alla användare i mindre faser. Vi bestämde oss för att inte flytta över rekryteringsärenden från det förra systemet, så vi behövde gå över gradvis. Många användare väntade med att påbörja sina rekryteringar tills det nya verktyget var implementerat. Övergången när systemet öppnades för majoriteten av användarna gick smidigt. Det överträffade våra förväntningar.
Hur gick de första veckorna efter övergången för er på HR?
Vi hade många möten med Varbi och våra superanvändare i systemet i början. Utöver det hade vi flera utbildningstillfällen. Utbildningarna var riktade mot olika grupper som jobbar i olika delar av systemet. Vi ser den 10 oktober som övergångsdatumet, men vi började lägga upp superanvändare i systemet redan månaderna innan. De inledande utbildningarna var för superanvändare (cirka 30-40 HR-medarbetare) och även HR-service som erbjuder intern rekryteringshjälp till alla delar av staden. De arbetar i systemet dagligen och har höga krav. Detta hjälpte oss att undvika att alla avdelningar behövde börja arbeta i verktyget samtidigt. Det gav oss också en unik möjlighet att sätta upp nya strategier för processerna, till exempel att införa kompetensbaserad rekrytering. Tidigare jobbade många avdelningar ganska olika, men tack vare systemet kunde vi sätta upp ett mer gemensamt sätt att arbeta på för att optimera våra processer.
Hur hjälper HR till med dessa processer?
Processerna kan fortfarande variera lite mellan avdelningarna och vi ser att när HR är involverade i processerna så fungerar de generellt bättre. HR hjälper och stöttar rekryterande chefer med deras rekryteringar. Det kan handla om att ställa rätt frågor kring behov och krav och att få till ett mer holistiskt förhållningssätt kring rekryteringarna på avdelningen. HR hjälper till att optimera rekryteringarna, och systemet underlättar detta.
Var det svårt att koordinera detta?
Det var svårt att gå igenom processerna, eftersom att många avdelningar och enheter hade egna plattformar där de hade dokumentation och skötte kommunikation utanför systemet. De kunde ha en egen rekryteringssida till exempel. Det kan vara svårt att gå igenom allt detta och gå över till nya plattformar. Att arbeta i ett mer centraliserat system hjälpte oss att säkra att rekryteringen blir mer effektiv och utifrån våra processer.
Och nu när rekryteringssystemet är på plats, hur hade situationen varit om ni inte hade bytt verktyg?
Då hade vi inte haft möjlighet att rekrytera på samma sätt som vi hade velat. Vi hade inte haft möjlighet att arbeta så systematiskt som vi gör nu och framförallt, vi hade inte haft möjlighet att förbättra processerna på samma sätt. Utan Varbi hade vi inte haft möjlighet att jobba med rekryteringsprocesserna vi har idag.
