“Vi er stolte over vores arbejde med gennemsigtighed og digitalisering i vores rekrutteringsprocesser”

KTH (Kungliga Tekniska Högskolan) rangerer om og om igen som en af verdens bedste tekniske universiteter. I lokalerne på Brinellvägen i Stockholm sidder Maria Salling, Katarina Bröms, Helena Lundquist og Margita Nilsson og arbejder med rekruttering af både lærere og teknisk administrativt personale.

En forudsætning for at Sverige skal fortsætte med at være en fremstående videns- og forsknings nation er et velfungerende og kontinuerligt arbejde med at tiltrække kvalificerede medarbejdere. Derfor så har regering udstedt et krav til alle svenske læreanstalter om øget fokus på ligestilling og holdbar udvikling. 

“Mange universiteter har flere mænd end kvinder i den akademiske top. Vi driver et helt bevidst arbejde for at forandre dette. Ved t.eks. rekrutteringer efter professorer og lektorer, arbejder vi aktivt for  at finde potentielle kvindelige kandidater. Hvis vi har for få kvindelige ansøgere til en stilling, så har vi mulighed for at forlænge annonceringsperioden” fortæller Katarina Bröms, ansvarlig for læreransættelser på KTH´s HR afdeling. 

Vi foretager et grundigt opsøgende arbejde for at finde de bedst mulige kompetencer til samtlige ansættelse” tilføjer Helena.

Arbejdet med ligestilling er ofte komplekst og indeholder mange vigtige skridt som skal opfyldes. “Regeringen stiller krav til os om at øge ligestillingen og vi arbejder med mange forskellige virkemidler for at følge det.” fortæller Helena Lundquist HR-konsulent på en af KTH´s 5 skoler. 

“Vi har også siden et par år tilbage i tiden fået en nyoprettet funktion hos os i form af et Equality Office, som 100% arbejder med ligestilling, mangfoldighed og kamp mod særbehandling på KTH” tilføjer Katarina Bröms.

Idet KTH arbejder internationalt og er et eftertragtet universitet, så er der mange kandidater som ansøger fra andre lande og KTH har derfor en speciel afdeling som aktivt arbejder med at få både kandidater og ansatte, samt deres eventuelle respektive partner og familie til at føle sig hjemme og velkomne i Sverige.

“Alle internationale kandidater inviteres til at mødes med vores “relocation afdeling”. Her får de information om hvordan en eventuel flytningen til Sverige går til, hvordan man finder en bolig, skole til børnene og meget andet. Denne service sættes der meget pris på. Derudover så anordner relocation afdelingen også kurser i svensk og aktiviteter såsom svømning, skøjteløb og informationsmøder om livet i sverige samt diverse aftenaktiviteter” fortæller Katarina.

Systemunderstøttelse er essentiel 

Et godt system for at forenkle rekrutteringsprocessen for samtligt involverede er essentielt for at opnå succes. Siden 2014 har KTH anvendt Varbis rekrutteringssystem til at håndtere alle universitetets rekrutteringer. 

“Vi er meget tilfredse med at have kunne digitalisere alle dele af vores rekrutteringsprocesser. Vi har på det seneste arbejdet med at forbedre KTH´s employer branding, og specielt kandidat oplevelsen som ansøger er af min øjesten. Vi er et rigtig godt stykke på vej, men vi har fortsat en del arbejde frem for os, for at det virkelig skal være en god oplevelse for kandidaterne uanset hvilken stilling de ansøger. “ fortæller Maria Salling, funktionsansvarlig for rekruttering og employer branding.

Katarina er enig.

“Alle som kommer til os kan betragtes som en kunde og kan derfor markedsføre os udadtil, det er derfor vigtigt at de har forståelse for og det korrekte billede af KTH” 

“Apropos snakken om vigtigheden af at have et godt system, så har vi fuldstændigt ændret vores måde at håndtere ansøgninger på. Tidligere skulle ansøgere indsende 3 kopier af deres ansøgning og  videnskabelige udgivelser til os. Dette blev en utroligt stor mængde papir som en registrator sidenhen skulle stå manuelt scanne ind i vores journalføring system. Herefter skulle eksterne bedømmere og udvalg kunne tilgå alle dokumenter, hvilket givetvis blev et stort papirarbejde, hvilket heller ikke var juridisk sikkert,” fortsætter Katarina.

“KTH udvælger eksterne bedømmere fra forskellige dele af verden og de bistår med deres ekspertise ved rekruttering af t.eks. lektorer og professorer. Det tilfører rigtig meget til vores proces. I den kontekst så gør Varbi det enkelt for at give de eksterne bedømmere adgang til relevante bilag for deres bedømmelse af de udvalgte ansøgere. De eksterne bedømmere som KTH udvælger, er til og med en del af KTH´s rekrutteringsgrupper og er med og møder ansøgerne på jobinterview og der adskiller vi os fra mange andre svenske universiteter” tilføjer Katarina.

Kompetencebaseret rekruttering og ligestilling

En vigtig grundsten i vores rekrutteringer er at arbejde kompetencebaseret.

“Vi har igennem de seneste 1,5 år haft et specielt projekt, hvor vi har arbejdet med Varbis modul inden for kompetencebaseret rekruttering (KBR modulet) som er baseret på doktor Malin Lindelöws forskning på området, inden for blandt andet ansættelse af forskere.

Vi uddanner såvel HR, som de rekrutterende administrative ledere, samt medlemmerne i komiteerne for læreransættelser i struktureret interviewteknik og fundamentet i kompetencebaseret rekruttering. Det er både sjovt og positivt, idet det styrker vores rekrutteringsprocesser yderligere. 

Arbejder man med kompetencebaseret rekruttering og anvender modulet i Varbi så bliver vores rekrutteringsprocesser mere struktureret, inkluderende og alle ansøgere får så ensartet behandling som muligt. Det er vigtigt for os at arbejde aktivt med ligestilling, mangfoldighed og inkluderende ensartet behandling” fortæller Maria.

KTH består af 5 skoler som historisk set har arbejdet på lidt forskellige måder når det kommer til hvordan man har håndteret rekrutteringer. 

Vi har startet et internt netværk inden for rekruttering for at sammen kunne skabe en tydelig ensartet rekrutteringsproces samt for at opfange og dele erfaringer og best practice med hinanden, siger Margita Nilsson, administrator på rekrutterings enheden.