KTH (Royal Institute of Technology) is al meerdere malen gerangschikt als een van de meest voornaamste technische universiteiten. In het gebouw aan Brinellvägen in Stockholm zitten Maria Salling, Katarina Bröms, Helena Lundquist en Margita Nilsson, die zowel leraren als technisch administratief personeel werven.

Een voorwaarde voor Zweden om een ​​vooraanstaand land van kennis en onderzoek te zijn is een goed functionerend en duurzaam aanbod van competentie voorziening. Daarom heeft de regering de eis gesteld dat alle instellingen voor hoger onderwijs in Zweden moeten werken aan meer gendergelijkheid en duurzame ontwikkeling.

“Veel universiteiten hebben meer mannen dan vrouwen in de academische top. Wij werken hier bewust aan en bij de werving van bijvoorbeeld professoren en universitaire hoofddocenten zoeken we naar potentiële vrouwelijke sollicitanten. Als we weinig vrouwelijke sollicitanten ontvangen voor een functie, hebben we de mogelijkheid om de vacature te verlengen”, zegt Katarina Bröms wie verantwoordelijk is voor de werving van leraren bij KTH’s HR-afdeling. 

“We doen solide inventarisatiewerk om de juiste vaardigheden voor een baan te vinden”, voegt Helena toe.

Het werk met gendergelijkheid is vaak complex werk met veel belangrijke stappen die gevolgd moeten worden.

“We hebben een overheidseis om gendergelijkheid te vergroten en werken met verschillende maatregelen om hieraan te voldoen”, zegt Helena Lundquist, HR-beheerder op een van de vijf scholen van KTH.

“We hebben nu ook sinds een paar jaar een opgerichte functie in de vorm van een Equality Office die 100% werkt met gendergelijkheid, diversiteit en gelijke behandeling bij KTH”, voegt Katarina Bröms toe.

Omdat KTH internationaal een bekende universiteit is, solliciteren veel kandidaten uit andere landen. KTH heeft daarom een ​​speciale afdeling die ervoor zorgt dat zowel sollicitanten als medewerkers en hun eventuele partner en familie zich thuis en welkom voelen in Zweden.

“Onze Relocation-afdeling staat open voor alle sollicitanten. Ze krijgen hier informatie over wat van toepassing is voor een mogelijke verhuizing naar Zweden, hoe ze huisvesting kunnen vinden, scholen voor de kinderen en nog veel meer. Het wordt vaak zeer gewaardeerd. Relocation verzorgt cursussen in het Zweeds, maar ook activiteiten zoals zwemmen, schaatsen, informatiebijeenkomsten over Zweden en avondactiviteiten”, vertelt Katarina.

Het belang van systeemondersteuning

Goede systeemondersteuning is belangrijk om het wervingsproces voor alle betrokkenen te vereenvoudigen. Sinds 2014 gebruikt KTH Varbi als recruitment systeem om alle wervingen van de universiteit te hanteren.

“We zijn erg blij dat we de recruitment processen hebben kunnen digitaliseren. De laatste tijd hebben we eraan gewerkt om het employer brand van KTH te herzien. De Candidate Experience is voor mij zeer belangrijk en we zijn daarmee op de goede weg. Al hebben we nog wel een reis voor de boeg. Het moet goed moeten voelen voor de kandidaten, ongeacht welke rol ze zoeken”, zegt Maria Salling, manager recruitment en employer branding.

Katarina is het daarmee eens.

“Iedereen die hier naartoe komt, is op de een of andere manier een klant en marketeer voor ons in het buitenland. Het is belangrijk dat ze inzicht hebben gekregen in KTH en het juiste beeld hebben van KTH.”

“Over het belang van systeemondersteuning gesproken en hoe dit ons management heeft veranderd; Voorheen moesten sollicitanten drie exemplaren van elke sollicitatie en publicaties indienen. Dat zorgt voor ongelooflijk veel papieren. Deze moest een administrateur toen inscannen in ons register. Vervolgens namen deskundigen en commissies deel aan alle documenten, wat natuurlijk zorgde voor nog meer papierwerk. Juridisch gezien is dat niet handig natuurlijk”, vervolgt Katarina.

“KTH benoemt deskundigen uit verschillende delen van de wereld die met hun expertise assisteren bij bijvoorbeeld de werving van universitaire hoofddocenten en professoren. Het voegt veel toe aan ons proces. Hierin maakt Varbi het makkelijk voor ons om deskundigen toegang te geven tot de juiste gegevens voor beoordeling. Deskundigen die door KTH zijn uitgekozen zijn nemen ook deel aan de wervingscommissies en ontmoeten kandidaten tijdens het interview. Hierin verschillen wij van veel andere Zweedse instellingen voor hoger onderwijs ”, voegt Katarina toe.

Competentiegerichte recruitment en gelijke behandeling

Een belangrijke hoeksteen van het recruitment werk is competentiegericht werken.

“We hebben sinds ongeveer 1,5 jaar een speciaal initiatief waarbij we werken met Varbi’s module voor competentiegerichte recruitment. Deze is gebaseerd op het (veld)onderzoek van Dr. Malin Lindelöw en wordt ingezet voor onder andere promovendus posities. We leiden zowel HR en hiring managers op in de basis van competentiegerichte recruitment en om gebruik te maken van gestructureerde interviewtechnieken. Dit doen we eveneens voor de commissieleden. Het is erg goed en leuk omdat het ons proces versterkt. Wanneer we competentiegerichte recruitment en de module in Varbi aan de recruitment projecten koppelen, raken onze processen meer gestructureerd, meer omvattend. Tevens wordt iedereen zo gelijk mogelijk behandeld. Het is belangrijk voor ons om actief te werken aan gendergelijkheid, diversiteit, inclusie en gelijke behandeling”, zegt Maria.

KTH bestaat uit vijf verschillende scholen die in het verleden op enigszins verschillende manieren hebben gewerkt als het gaat om de verschillende onderdelen van het recruitmentproces.

“We zijn een intern netwerk gestart in recruitment om samen een duidelijk gemeenschappelijk recruitmentproces te creëren en de beste praktijken vast te leggen en ervaringen met elkaar te delen”, zegt Margita Nilsson, administrateur bij de recruitmentafdeling.