KTH (Kungliga Tekniska Högskolan) rangeres gang på gang som et av verdens fremste tekniske universiteter. I lokalene på Brinellvägen i Stockholm sitter Maria Salling, Katarina Bröms, Helena Lundquist og Margita Nilsson, som jobber med rekruttering av både lærere og teknisk-administrativt personale.

En forutsetning for at Sverige skal være en fremstående kunnskaps- og forskningsnasjon er en velfungerende og bærekraftig kompetanseforsyning. Derfor stiller regjeringen krav til at alle læresteder i Sverige skal jobbe for økt likestilling og bærekraftig utvikling.

”Mange universiteter har flere menn enn kvinner i den akademiske ledelsen. Vi arbeider bevisst for å endre dette, og ved rekruttering av for eksempel professorer og lektorer jobber vi med å finne potensielle kvinnelige søkere. Hvis vi har få kvinnelige søkere til en stilling, har vi mulighet til å forlenge annonsen”, forteller Katarina Bröms, ved Läraranställningar på KTHs HR-avdeling.

”Vi gjør et stort registreringsarbeid for å finne riktig kompetanse for en ansettelse”, legger Helena til.

Likestillingsarbeidet er ofte et komplekst arbeid med mange viktige trinn som må oppfylles.

”Vi har et regjeringskrav på oss om å øke likestillingen, og jobber med ulike tiltak for å oppfylle dette”, forteller Helena Lundquist HR-saksbehandler på en av KTHs fem skoler.

”I tillegg opprettet vi for et par år siden en ny funksjon i form av et Equality Office som jobber 100 % med likestilling, mangfold og likebehandling på KTH”, legger Katarina Bröms til.

Ettersom KTH jobber internasjonalt og er et ettertraktet universitet, er det mange kandidater som søker seg hit fra andre land, og KTH har derfor en egen avdeling som jobber med å få både søkere og ansatte, samt deres eventuelle medfølgende partner og familie, til å føle seg hjemme og velkomne i Sverige.

”Alle søkere kan besøke vår Relocation-avdeling der de får informasjon om hva som må gjøres før en eventuell flytting til Sverige, hvordan man finner bolig, skole til barna og mye mer. Det pleier å være en verdsatt tjeneste. Relocation ordner svenskkurs, men også aktiviteter som svømming, skøyteaktiviteter, informasjonsarrangementer om Sverige og kveldsaktiviteter”, forteller Katarina.

Viktigheten av systemstøtte

God systemstøtte er viktig for å forenkle rekrutteringsprosessen for alle involverte. Siden 2014 har KTH brukt Varbi rekrutteringsverktøy til å håndtere alle universitets rekrutteringer.

”Vi er veldig fornøyde med at vi har kunnet digitalisere rekrutteringsprosessene. Den siste tiden har vi jobbet mye med å gå gjennom KTHs arbeidsgivervaremerke, og spesielt kandidatopplevelsen er et av mine hjertebarn. Der er vi på rett vei, men vi har fremdeles en vei å gå, det skal føles bra for kandidatene uansett hvilken rolle de søker”, forteller Maria Salling, Funksjonsansvarlig rekruttering og employer branding.

Katarina er enig.

”Alle som kommer hit er på en eller annen måte en kunde og markedsfører for oss utad, det er viktig at de har fått en forståelse for og et riktig bilde av KTH.”

”Når vi snakker om systemstøtte og hvordan det har endret vår håndtering: Tidligere måtte søkere sende inn tre eksempler av hver søknad og publikasjoner, det ble utrolig mye papirer. Alt dette måtte en registrator skanne inn i vårt arkivsystem. Deretter skulle sakkyndige og nemder få alle dokumentene, noe som ble veldig mye papirhåndtering. Det blir ikke like rettssikkert”, fortsetter Katarina.

”KTH utnevner sakkyndige fra ulike deler av verden og de som bistår med sin ekspertise ved for eksempel rekruttering av lektor og professor. Det tilfører mye i vår prosess. I denne sammenhengen gjør Varbi det mye lettere for oss, fordi det er enkelt for oss å gi sakkyndige tilgang til grunnlag for vurdering. Sakkyndige som KTH utnevner deltar også i KTHs rekrutteringsnemnder og treffer kandidater på intervjuer og der skiller vi oss fra mange andre svenske læresteder” legger Katarina til.

Kompetansebasert rekruttering og likebehandling

En viktig grunnsten i rekrutteringsarbeidet er å jobbe kompetansebasert.

”Vi har hatt en spesialsatsing i cirka halvannet år der vi har arbeidet med Varbis modul innen kompetansebasert rekruttering (KBR-modulen). Denne bygger på doktor Malin Lindelöws forskning innenfor dette området, blant annet for doktorantansettelser. Vi lærer opp både HR og rekrutterende sjefer i administrasjonen, samt medlemmene i komiteene for læreransettelser, i strukturert intervjuteknikk og grunnlaget for kompetansebasert rekruttering. Det er bra og veldig gøy for det styrker prosessen vår ytterligere. Kobler man på kompetansebasert rekruttering og modulen i Varbi, blir våre rekrutteringsprosesser mer strukturerte, inkluderende og alle får en så lik behandling som mulig. Det er viktig for oss å arbeide med likestilling, mangfold, inkludering og likebehandling”, forteller Maria.

KTH består av fem ulike skoler som historisk sett har jobbet på ulike måter når det gjelder rekrutteringsprosessens ulike deler.

”Vi har startet et internt nettverk innen rekruttering for å sammen skape en tydelig felles rekrutteringsprosess samt for å fange opp best practice og dele erfaringer med hverandre, sier Margita Nilsson, saksbehandler på rekrutteringsfunksjonen.